中小企業のAI導入は何から始める？最初の事務作業の選び方

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最初のゴールは「ひとつの作業を、確かめて終えられること」

「AIを導入する」と決めても、日々の仕事のどこが変わるのか見えなければ、使い方を覚える負担だけが増えてしまいます。まずは、受け取ったものを、誰が、どの形にして、誰へ渡しているかを書き出します。たとえば「営業事務が問い合わせを読み、商品資料を探し、返信案を上司に確認してもらう」まで分けると、試す工程が見えてきます。

最初の到達点は、AIが文章を出せたことではありません。担当者が元の資料と照合し、足りない情報を見つけ、使える下書きに直せることです。確認まで含めて負担が減るかを確かめます。本記事では、業務の選定から小さな試行までを、架空の問い合わせ対応に沿って進めます。

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業務候補を比べる：選びやすい仕事と、先に整理する仕事

「時間がかかる仕事」を5つほど挙げ、頻度、元資料、完成形、間違いの影響を並べます。次は選び方の例です。どの会社でもこの順になるというランキングではありません。

この架空の会社では、問い合わせへの返信を選びます。承認済みの商品説明があり、上司が確認でき、下書きのまま止められるからです。資料が古い、確認者がいない、入力可否が決まっていない場合は、同じ業務でも準備を先にします。

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AIを使わず、表計算や決まったルールで済む場合もある

作業を見直した結果、生成AIが必要ないこともあります。判断の目安は「答えまでのルールを固定できるか」です。合計、条件に合う行の抽出、同じ形式への並べ替えは、表計算や既存ソフトの機能で処理する方法を先に検討できます。

たとえば「問い合わせを受けたら担当者へ知らせる」は決まったルールで、「長い問い合わせから質問を抜き出す」はAIの候補作成で分ける方法があります。すべてをAIにまとめる必要はありません。使っているソフトで何ができるか、追加費用や管理負担も含めて確認します。

比較演習：同じ合計を、数式で出してみる

架空の売上表でB2に1,000、B3に2,000、B4に1,500を入れ、B5に =SUM(B2:B4) と入力すると、合計は4,500です。GoogleスプレッドシートのSUM関数の公式説明でも、数値やセルの合計を返す関数として案内されています。

このように列と計算範囲が決まる仕事は、まず数式で運用できるか試します。文章を読み取って金額の候補を作る工程と、確定した数字を合計する工程は分けてください。表の途中に行を追加した場合や、数字が文字列で入った場合は、参照範囲と入力形式を人が確認します。

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一貫した演習：問い合わせから、送信前の下書きまで

以下は、実在の会社・顧客情報を使わない教材です。商品名、数量、条件はすべて架空。出力例も説明用に作成したもので、特定のAIサービスの実行ログではありません。実際の出力が同じになるとは限りません。

1. 入力する材料を分ける

2. 指示文を入れる

あなたは営業事務の下書き作成を補助します。
下の「問い合わせ」と「承認済み商品メモ」だけを使ってください。

目的：不足情報を確認する返信案を作る。
禁止：在庫、価格、納期、回答日を推測して約束すること。
出力：①件名 ②返信本文 ③社内で確認する事項。
不明点は「要確認」とし、確定事項と分ける。
問い合わせにある質問を漏らさない。

問い合わせ：サンプル収納ケースを20個、来週までに購入したいです。
色と送料も教えてください。
承認済み商品メモ：色は白・青。
送料は配送先と数量を確認して案内する。

3. 想定出力を受け取る

4. 人が修正する

この出力は読みやすくても完成ではありません。「白・青をご用意」は在庫があると受け取られる可能性があります。また、問い合わせの「来週まで」は日付が曖昧で、希望の色も分かりません。確認担当者は、元の問い合わせと商品メモに戻って修正します。

5. 修正後の成果物

件名：サンプル収納ケース20個のお問い合わせについて

お問い合わせありがとうございます。
サンプル収納ケースの色の種類は白・青です。
在庫と納期は、別途確認のうえご案内いたします。

ご希望の色、具体的な到着希望日、配送地域を
お知らせいただけますでしょうか。
いただいた条件をもとに、送料も確認いたします。

［担当者の署名］

この文章も練習用です。実務では、連絡履歴、宛先、社内の商品情報、必要な配送情報、返信方針を担当者が確認してから送ります。署名の空欄や確認用メモが残っていないかも点検します。

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試す人・資料・順番を決める

最初の試行は、少人数で担当を決めます。次の計画は例であり、支援契約の期間や所要時間を確約するものではありません。実データへ進む前に、利用サービスと入力する範囲の承認を済ませます。

「通常例だけ10件」のように件数だけを満たして終わらず、情報不足や条件の矛盾も含めます。少数の試行は問題発見のためで、本番の精度や安全性を証明する試験ではありません。担当者が資料と照合できない場合は、先に資料や確認体制を整えます。

社内担当と、外部に依頼する仕事を分ける

専任のIT担当がいなくても、業務を知る人と利用を決める責任者は必要です。社内では資料の正しさ・入力できる範囲・成果物の採否を決め、設定や連携、操作説明などの不足する作業を外部へ相談する、という分担から考えられます。これは当社の進め方の提案です。IPAのクラウド安全利用の手引き（項目7・12）も、管理担当者と利用者の役割、サポートの内容・条件を確認項目にしています。

中止の基準も先に言葉にします。このメール演習なら「原文にない納期を確約した」「別の案件の情報が混ざった」は送信を止める対象です。軽微な言い回しの修正と分けて記録し、原因や確認方法が決まるまでは対象を広げません。重大さの基準は、実際の業務の影響に応じて責任者が決めます。

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記録表：作成時間だけでなく、確認と修正も測る

次の列を表計算ソフトに用意してください。時間は同じ作業範囲で測り、資料探しや修正を除外しないようにします。AIあり・なしで難しさの違う案件を比べると結果が偏るため、案件の条件と順番も記録します。同じ題材を二度処理すると慣れの影響があることも、評価に残します。

架空の記入例：案件「練習01」、方法「AI」、準備2分・作成3分・確認4分・修正1分で合計10分。「納期の推測を削除、確認者A、下書きとして使用」と残します。

日付／案件ID／通常・情報不足・例外の区分
方法（従来・AI）／参照資料・版／指示文の版
準備分／作成分／確認分／修正分／合計分
根拠のない追加／質問の漏れ／重大な誤り
人が直した内容／使った・保留・従来手順へ戻した
確認者／次回に直すこと

試行記録表をCSVでダウンロード ↓

「作業に使った時間が減った」と「同額の経費が削減できた」は別です。空いた時間を何に使えたかも確認します。問い合わせの一次確認、顧客への説明、滞っていた資料整理など、会社が改善したかった仕事につながっているかを見ます。

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うまくいかないときは、症状ごとに戻す

同じ重大な誤りが繰り返される、確認担当が確保できない、元資料が信頼できない場合は、対象を広げません。ツールを変える前に、資料、完成条件、作業の切り方のどこに問題があるかを確認します。

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始める前のチェックリスト

• 改善したい作業と、今回試さない作業が決まった。
• 通常の表計算や既存機能で済む部分を確認した。
• 実データを入力する環境と条件を承認した。
• 確認に使う元資料と版、確認者が決まっている。
• 通常例・情報不足・矛盾する例を練習に含めた。
• 指示、出力、人の修正版、所要時間を記録できる。
• 失敗したときに止め、元の手順へ戻せる。
• 続けるか判断する担当者と、見直し日を決めた。

生成AIの回答には不正確な内容が含まれることがあります。個人情報保護委員会の注意喚起（2023年6月）もこの点を示しています。本記事の選定方法、演習、計画、記録表はシゴツグの実務上の提案であり、公的機関が効果を保証した手順ではありません。

まずは業務候補をひとつ選び、架空の材料で「出力を直して完成させる」まで試してみてください。どの作業が適しているか決まらない場合は、現在の業務の流れから一緒に整理できます。