箇条書きのメモから、ChatGPTで日報を作る

メモを渡す

ChatGPTで日報を作るやり方：メモを渡して頼む

一日の終わりに、メモを見ながら「何から書こう」と手が止まる。そんなときは、メモを材料に日報の下書きを頼めます。きれいな文章に直してから渡す必要はありません。

下の例は、在庫表の更新と社内説明会の準備をした日の架空のメモです。日付や作業時間は決めていません。まずはこのまま試してください。

1. ChatGPT公式サイトを開き、画面の案内に沿ってログインします。
2. 新しいチャットを開きます。
3. 下の「例文をコピー」を押し、ChatGPTのメッセージ入力欄へ貼り付け、送信ボタンを押します。
4. 返ってきた日報を、次の見本と元のメモに照らして読みます。

以下は練習用の架空のメモです。
このメモから、上司に提出する日報の下書きを作ってください。
見出しは「今日したこと」「未完了・返事待ち」「次にすること」。
短い箇条書きで、です・ます調にしてください。

メモに書いてある事実だけを使ってください。
送信済みと返事待ち、下書き作成と確認済みを分けてください。
日付・作業時間・完了予定・成果を推測で足さないでください。
不足する日付や氏名などは作らず、本文の後に「提出前に自分で記入」と分けてください。

【メモ】
・備品の在庫表：12品目のうち9品目を確認して入力済み
・残り3品目は倉庫担当に数量を確認中。返事はまだ
・社内説明会の案内文：下書きを作った。上司にはまだ見せていない
・会場の空き状況：担当者に確認メールを送った。返事はまだ
・次は、回答が来た品目から在庫表に入力する
・案内文は上司に確認を頼む
・説明会の日程、在庫表の完成日、作業時間はメモしていない

お願いには、「誰に出すか」「どんな見出しにするか」「足してほしくないこと」を添えました。会社の日報に決まった見出しがある場合は、その部分を置き換えられます。

基本操作はOpenAI公式の開始ガイド、材料・完成形・変えたくない条件を伝える考え方は依頼の書き方を参照。画面の配置や利用条件は環境によって異なります。

自分のメモに変えるとき：入力できる情報の範囲で【メモ】以下を丸ごと置き換えます。お願いの見出しも会社の様式に合わせます。下の「3行報告」はこの架空メモ専用なので、自分の仕事に使うときは品目数と状態も書き換えてください。

日報を読む

ChatGPTが作った日報の例を、元のメモと見比べる

たとえば、次のように整理できます。

メモの言葉は変わっていても、「9品目だけ入力済み」「3品目は返事待ち」が残っています。案内文の下書きも、説明会の準備が全部終わったという意味にはしていません。

「順調に進んだ」「効率が上がった」といった成果も、このメモだけでは分かりません。足された内容があれば、同じチャットで次のように頼めます。

元のメモと日報をもう一度比べてください。
まだ返事がないもの、上司の確認が済んでいないものを完了扱いにしないでください。
メモにない日付・時間・成果を取り除いて、日報を書き直してください。

短く伝える

ChatGPT日報の応用例：同じメモを上司向け3行報告に

日報を残しつつ、社内チャットには短く知らせたい。そんなときは、同じチャットで続けます。材料を増やすのではなく、伝える長さを変える練習です。

最初のメモだけを使い、上司向けの3行報告にしてください。
1行目：今日したこと
2行目：未完了・返事待ち
3行目：次にすること
9品目入力済み・残り3品目確認中、案内文は下書き、会場は返事待ちという状態を残してください。
予定日や作業時間、成果は足さないでください。

ここでの「3行」は、3つの文に分けるという意味です。スマートフォンでは、一つの文が折り返されることがあります。

短くしても、返事待ちや確認前という状態は省かないようにします。重要な内容が収まらなければ、「4行に増やしてよいので、確認待ちを残して」と調整してください。

自分で使う

ChatGPTで自分の日報を書くときの注意点

練習できたら、会社が認める利用環境と入力ルールを確かめます。顧客名・連絡先・社外秘の内容をそのまま入力せず、扱える情報の範囲で使いましょう。詳しくは会社の情報をAIへ入力する前の確認を参照してください。

自分のメモには、文章のうまさよりも「何をしたか」「どこまで終わったか」「誰の返事を待っているか」を残しておくと、あとから照合できます。「資料対応」だけでは、作成したのか送ったのか分かりません。分からない部分は、AIに埋めてもらう前に自分で確かめます。

日報の下書きができたら、会社の入力欄へ貼り付けます。対象の日付・氏名・数字と仕事の状態を読み直し、必要な項目を自分で記入して提出しましょう。

ほかの身近な使い方も試したい方は、ChatGPTの6つの例文集へ。返信の言葉に迷う場面なら、メールのお礼を下書きする練習もあります。

Q&A / よくある質問

ChatGPTで日報を作ることについて、よくある質問

ChatGPTで日報を作るとは？

一日のメモを材料に、「今日したこと」「未完了・返事待ち」「次にすること」の見出しで日報の下書きを頼む使い方です。メモをきれいな文章に直してから渡す必要はありません。やり方は第1章にあります。

日報のお願い文には、何を書けばいい？

「誰に出すか」「どんな見出しにするか」「足してほしくないこと」を添えます。会社の日報に決まった見出しがある場合は、その部分を置き換えます。

ChatGPTが作った日報を読むときの注意点は？

返事待ちや確認前のものが完了扱いになっていないか、メモにない日付・作業時間・成果が足されていないかを、元のメモと見比べます。足された内容があれば、同じチャットで書き直しを頼めます。

自分の仕事の日報に使うときの注意点は？

会社が認める利用環境と入力ルールを確かめ、顧客名・連絡先・社外秘の内容はそのまま入力しません。下書きは日付・氏名・数字を読み直し、必要な項目を自分で記入して提出します。詳しくは第4章へ。