メールの返信が思いつかないとき、ChatGPTに下書きを頼む

あなた → ChatGPT

メールと用件を伝える

資料を送ってもらった。お礼は伝えたいけれど、まだ中身は確認できていない。そんなときの返信を作ってみます。

ChatGPTにログインし、新しいチャットの入力欄へ、下の例文をコピーして送ってください。今回は架空のメールなので、そのまま練習できます。

次のメールへの返信を、丁寧な3文で考えてください。
資料を送ってもらったお礼を伝えたいです。
まだ内容は確認していないので、確認してから改めて連絡すると伝えてください。

【届いたメール・架空例】
ご依頼いただいた資料をお送りします。
お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

ポイントは、メールだけでなく「何を伝えたいか」も添えること。「まだ確認していない」と書くと、今の状況に合う返信を頼めます。

返信案を読む

まずは、こんな返信案

これは説明用の見本です。実際のChatGPTの言い回しは変わります。「資料を確認しました」になっていないか、頼んでいない返信期限が増えていないかを読みます。

続けて頼む

「もう少し、やわらかく」

いつもやり取りしている相手なら、同じチャットでこう続けます。

少し親しみのある言い方にしてください。丁寧さは残してください。

お礼と「これから確認する」という内容は同じまま、言葉を少しやわらかくしています。

もう一度、整える

「もっと短く、2文で」

もっと短く返したいときも、一言追加します。

お礼と、確認してから改めて連絡することを残して、短く2文にしてください。

「短くして」だけでなく、残したい内容も伝えると調整しやすくなります。

メールへ戻る

返信欄へ貼り、確認する

使いたい返信をコピーして、メールの返信欄に貼り付けます。宛名と自分の署名を添え、送信前にもう一度読みましょう。

• 実際の状況と合っているか。まだ読んでいない資料を、確認済みにしていないか。
• 相手に合う言葉か。自分が約束していない期限や対応が加わっていないか。
• 宛先・宛名・署名は正しいか。送信は自分で行う。

実際の顧客メールを使う前は、会社のAI利用ルールを確認してください。氏名・連絡先・社外秘の内容を、そのまま入力しないようにします。詳しくは仕事の情報をAIに入れる前の確認へ。

文字で頼み、追加のメッセージで調整する手順は、OpenAI公式の開始ガイドと依頼の書き方を参照。画面や利用条件は環境によって異なります。

図で、やり取りの流れを振り返る

伝えたいことを添えて、返信を作る

1. 伝えたいことを添える届いたメールと、お礼・今の状況を渡す。
2. 返信案を受け取る言葉や長さを、追加のお願いで整える。
3. 読んでから使う内容を確かめ、メールの返信欄へ戻す。