ChatGPTの便利な使い方6選｜そのまま試せる事務の例文集

01

はじめて使うときの4ステップ

ChatGPT（チャットジーピーティー）は、文章で頼みごとを伝え、返ってきた答えを見ながらやり取りするAIです。ここで使う「プロンプト」は、ChatGPTへのお願いを書いた文章のこと。特別な書き方を覚える前に、下の例を一つ試してみてください。

1. ChatGPTを開く。ChatGPT公式サイトを開き、画面の案内に沿ってログインします。仕事では会社が認めたアカウント・環境を使います。
2. 新しいチャットを始める。新しいチャットのメッセージ入力欄を開きます。
3. 例文を貼って送る。このページの「例文をコピー」を押し、ChatGPTのメッセージ入力欄に貼り付け、送信します。初回は架空の材料をそのまま使ってください。
4. 答えを読んで、直してもらう。下にある確認ポイントと見比べます。長ければ「半分くらいの長さにして」と同じチャットで続けます。

基本の開始手順はOpenAI公式のクイックスタート、短い文章作成や対話の使い分けはChatGPTの使い方で確認しています。画面の配置・表示名や利用できる機能は、端末・プラン・職場の設定などで異なります。この記事は、ファイル添付や外部サービス連携を使わない文字入力の練習です。

頼んで、読んで、確かめる

1. 材料を渡す短いメモと、作ってほしい形を伝える。
2. 下書きを受け取る長さや言葉を、やり取りで整える。
3. 人が確かめる元のメモと数字・日時・条件を比べる。

02

メールの下書きを作る

「何て書き始めよう」で止まったときに。相手、用件、伝えたい事実を並べると、文章のたたき台を頼めます。ここでは、社内の打ち合わせ案内を作ります。

以下は練習用の架空の設定です。
社内の担当者Aさんへ送る、打ち合わせ案内のメール下書きを作ってください。

伝えたいこと：
・10月6日14時から、30分の打ち合わせを提案したい
・場所は会議室B
・議題は、備品の注文手順の見直し
・その日時で都合がよいか確認したい

件名と本文に分け、丁寧で短い下書きにしてください。
まだ提案段階です。材料にない情報は足さず、送信はしないでください。

答えを見るときは

「10月6日14時」「30分」「会議室B」が変わっていないか、日時の提案になっているかを確認します。「開催が決まりました」となっていたら、「まだ提案なので、都合を尋ねる文に直して」と続けます。実際に送る前には年・曜日・宛先も自分で確かめます。

もう一言：「少しやわらかい言い方で、本文を3文にしてください」

03

長い文章を、3つの要点にする

案内文を読んで「結局、何をすればいい？」をつかみたいときに。文字数だけを減らすより、残してほしい項目を伝えると確認しやすくなります。

次の文章は、練習用に作った架空の社内案内です。
読む人が必要な行動をつかめるよう、3つの箇条書きに要約してください。
締切・変更点・例外を残し、本文にない情報は足さないでください。

【社内案内】
備品の注文についてお知らせします。これまで口頭でも受け付けていましたが、申請内容の確認漏れを防ぐため、10月からは申請表に記入する方法へ変更します。各部署で必要な品名と数量を取りまとめ、毎週木曜日の15時までに申請表へ記入してください。総務で内容を確認し、翌営業日にまとめて注文します。急ぎで必要な備品については、申請表への記入前に総務へ相談してください。今回の変更は事務用の備品が対象で、製造用の資材は今までの方法を続けます。申請内容に不明点がある場合は、総務から各部署へ確認します。

答えを見るときは

木曜15時の締切、申請表への変更、急ぎの場合の相談、製造用資材は対象外という条件が残っているかを元の文章と比べます。短くなっても、例外が落ちたら使いにくい要約です。3項目に収めにくければ、「項目数を増やしてよいので、例外も残して」と直せます。

もう一言：「私がやることだけ、先頭にまとめてください」

04

箇条書きのメモを、報告書にする

作業のメモはあるのに、報告の形にするのが面倒なときに。「できたこと」と「まだ終わっていないこと」を分けて整えてもらいます。

以下は練習用の架空の作業メモです。
上司へ共有する短い報告書の下書きにしてください。
見出しは「実施したこと」「未完了・確認待ち」「次にすること」の3つ。
メモの事実だけを使い、未完了の仕事は未完了と書いてください。

【メモ】
・備品棚のラベルを貼り替えた
・対象の棚は6つ。4つ完了、2つ未完了
・残り2つは表示内容を担当者Aに確認中
・追加の備品購入はしていない
・回答をもらってから残りのラベルを作る
・完了予定日はまだ決まっていない

答えを見るときは

「4つ完了・2つ未完了」と「完了予定日は未定」が区別されていれば、報告の骨組みになります。「整理が完了」「作業効率が向上」など、メモにない結論が増えていないかも見てください。

もう一言：「この内容を、朝礼で話せる短い文章にしてください」

05

固い文章を、やさしく言い換える

文章が堅すぎる、読み手に伝わりにくいと感じたときに。伝える事実はそのままに、言い方を調整できます。

次の架空の案内文を、新入社員にも伝わる、やさしい日本語に直してください。
条件を変えず、1文を短くしてください。

【元の文章】
備品購入に係る申請につきましては、所定の様式に必要事項を記載のうえ、毎週木曜日15時までに総務担当宛てにご提出くださいますようお願い申し上げます。

答えを見るときは

「決まった申請用紙」「必要事項を記入」「木曜15時まで」「総務へ提出」が残っているかを確かめます。やわらかくするつもりで「できれば提出してください」となっていたら、提出の必要性まで弱めています。言い方と条件は分けて確認しましょう。

もう一言：「同じ内容で、社内チャットに貼る短い文にしてください」

06

やることを、チェックリストにする

準備のメモを、上から順番に確認できる形にしたいときに。ここでは、書いてある作業だけをチェック項目へ変換します。

以下は、架空の社内勉強会の準備メモです。
「前日まで」「当日」「終了後」に分けたチェックリストにしてください。
メモの作業だけを漏れなく並べ、各行の先頭を「□」にしてください。
書かれていないことは推測しないでください。

【準備メモ】
前日までに配布資料を10部印刷する。前日までに会議室の予約を確認する。
当日は開始前に画面が映るか確認する。参加者へ資料を渡す。
終了後は机を元に戻し、参加者の質問メモをまとめる。

答えを見るときは

元の6つの作業がすべてあり、10部という数が変わっていないかを数えます。「飲み物を購入」「出席者へメール送信」などが増えていたら、元メモの作業と追加提案を分けてもらいます。AIが出したチェックリストを、必要な準備が全部そろった証明にはしません。

もう一言：「印刷して使えるよう、チェック項目だけを並べてください」

07

2つの案を、比較表にする

違いが頭の中で混ざってしまうときに。与えた材料を同じ項目で並べると、判断する前の整理に使えます。

次の2案は、練習用の架空の設定です。
社内勉強会の会場を比較する表を作ってください。
列は「項目」「会議室A」「会議室B」。
行は「定員」「画面」「利用できる時間」「費用」にしてください。
材料にないことは「未確認」と書いてください。

会議室A：定員8人、画面あり、13時から15時まで利用可能。費用の情報なし。
会議室B：定員12人、画面なし、13時から17時まで利用可能。費用の情報なし。

答えを見るときは

数字と設備がA・Bで入れ替わっていないかを確認します。費用は両方とも「未確認」が適切です。社内の会議室だから無料、と補っていないかに注目してください。

もう一言：「2つの会議室の違いを、2文でまとめてください」

08

うまく伝わらなければ、一言ずつ直す

最初から長いお願いを考え込む必要はありません。出てきた答えを見て、直したい点を一つずつ伝えます。OpenAIのプロンプトの公式ガイドでも、目的・必要な材料・欲しい形式を伝え、追加のメッセージで調整する方法が紹介されています。

自分でお願いを作るときは、「何を作るか」「材料」「どう仕上げるか」をそろえると始めやすくなります。たとえば「次のメモから、上司向けに、3項目の報告を作って」で十分な場面もあります。

• 元の文章にある数字・日時・条件と照合する。
• 原文にない約束や、未定なのに決定扱いの部分があれば直す。
• 送る・提出する前に、宛先や名前も含めて最後は自分で読む。

今日は6つ全部を試す必要はありません。近い仕事を一つ選び、「この書き方なら使えそう」と思う例文を手元に残してください。会社として試す作業を選ぶならAI導入の最初の一歩、社内で一緒に練習するなら社員向けAI研修の進め方へ進めます。