自社CRMで顧客・案件・次の仕事をつなぐ

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まず「会社」「案件」「次にすること」を分ける

顧客名だけの一覧では、今どの相談が進み、次に何をすればよいかが分かりません。自社ツールでは、会社の情報、個別の案件、対応履歴、仕事と期限をそれぞれ扱えるようにしました。会社は同じでも案件は複数あり、一つの案件にも複数のやることがあるためです。

入力する際は「提案中」のような状況と、「受付手順を聞く」のような次の行動を分けます。期限がまだ決まっていない仕事は未設定として扱います。空欄を埋めるために相手と合意していない日を置くと、確認すべきことがかえって見えにくくなります。

会社・案件・次の仕事をつなぐ

1. 会社相手先の基本情報を一か所にまとめる。
2. 案件会社ごとの相談や進行状況を分けて残す。
3. 次の仕事何をするかを具体化。未定の期限は未設定。

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会社や案件の情報を、書類にもつなぐ

会社名や案件を、案件一覧・見積・請求へそれぞれ入力すると、変更のたびに複数箇所を確認する必要があります。自社ツールでは会社・案件・既存の請求情報を帳票作成で共有し、見積の内容から請求の下書きへ進める機能を実装しました。

ただし、見積を使い回せることと、請求内容が正しいことは別です。対象の仕事、合意した金額、相手先、期日を確認し、下書きから正式な書類へ進める判断は人が行います。確認時点では正式発行に必要な発行者情報の設定が未完了のため、社内運用は下書き・PDF生成の範囲です。

この仕組みで転記や確認にかかる時間がどれだけ変わったかは、まだ測定結果を公開できる段階ではありません。機能が動いたことを、そのまま削減効果として数値化しないようにしています。

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スマホでは、月の見通しと一日の詳細を分ける

カレンダーはスマホでも月全体を7列で表示し、日付・今日の表示・予定件数を確認できるようにしました。小さな日付の枠へ長い予定名を詰め込まず、日付を選ぶと、その日の予定を下に表示する構成です。

この修正は「スマホでも月カレンダーを表示したい」という社内の使い方から行いました。会社のGoogleカレンダーとの読み取り・登録連携は、招待先のない一時的な検証予定で確認し、その予定は検証後に削除しています。顧客の予定をテスト用に変更したものではありません。

業務画面を考える際も、一覧へ全部を詰め込むより、最初に見たい情報と、選んでから確認する情報を分ける方法があります。パソコンで使える画面でも、スマホで同じように使えるかは別に確かめる必要があります。

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読み取り候補は、原本と比べてから登録する

受け取った書類の確認では、原本ファイルを保管し、文字情報を持つPDFから日付・合計額の候補を出す機能を実装しました。候補のまま確定せず、人が原本と見比べたことをチェックしてから登録する流れです。

写真やスキャン画像の自動OCRは、確認時点では未接続です。その場合は手入力で扱います。また、受け取った請求書を登録しただけで、自社の売上請求や入金を自動作成することはしません。書類の種類と、そこで確定してよい情報を分けています。

• 金額は合計だけでなく、原本のどの値を拾ったかを確認する。
• 元の書類が変わったら、以前の確認をそのまま有効にしない。
• 読み取れない書類は、無理に自動処理せず手入力へ戻す。

自動化を進める際は、「どこまで自動でできるか」に加え、「間違いに気づく場所」と「手で戻せる方法」を用意することが大切だと考えています。

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できることと、まだつないでいないこと

2026年9月10日の確認範囲は次のとおりです。開発中の機能を、提供済みのサービスや完成済みの仕組みとして説明しないために整理しています。

このCRMは自社の業務に合わせた社内ツールです。同じ機能一式を定額で販売する案内ではありません。別の会社で必要な仕組みは、既存ソフトや担当者の仕事の流れから検討します。

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自社で考えるときは、転記と確認を一つずつ見る

最初に整理するのは、使う技術の名前ではなく、繰り返し書き直している情報です。顧客名をどこに入力しているか、次の仕事をどこで確認しているか、書類の数字を誰が確定するかを書き出します。

• 同じ情報を複数の表へ書いているなら、正本と参照先を決める。
• 案件の状況は分かるが動けないなら、次の行動を別に残す。
• 一覧が読みにくいなら、最初に見る項目を絞って詳細を分ける。
• 自動処理を加える前に、不明な値と人の確認をどう扱うか決める。

既存の表計算やクラウドサービスで整理できるなら、その方法も候補です。シゴツグは業務整理・事務効率化の支援で、必要な範囲から一緒に考えます。扱う情報の判断については会社の情報をAIへ入力する前の確認も参考にしてください。