お客様アンケートや口コミをChatGPTで要約する方法｜自由記述を「多い声・少ない声・すぐ直せること」に分ける

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ChatGPTでアンケートを要約するコツ：件数を数えさせて、元の回答へ戻れる形にする

「要約して」とだけ頼むと、耳ざわりのよい文章が返ってきて、何件がそう言ったのか分かりません。会議で使える要約にするには、次の3つを指定します。

• 分け方を決める：「多い声（3件以上）」「少ないが重要な声」「すぐ直せること」のように、分類の枠を先に渡します。
• 件数と番号を付けさせる：各項目に「何件か」と「元の回答の番号」を添えてもらいます。これで元の回答に戻れます。
• 勝手な解釈を止める：「回答に書かれていない原因や対策を足さない」と伝えます。

回答を渡して、分類を受け取り、元の回答へ戻って確かめる

1. 回答を渡す番号を振った回答文だけ。名前や連絡先は外す。
2. 分類を受け取る多い声・少ない声・すぐ直せること、件数と番号つき。
3. 元の回答へ戻る件数と引用を照らし、解釈が足されていないか見る。

回答を渡す前に、名前・電話・メール・注文番号など個人を特定できる情報を消します。線引きは社内ルールの記事を参考にしてください。ChatGPT を初めて操作する方は、そのまま試せる6つの例文から始められます。

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練習例：架空の「店舗アンケート20件」を3つに分ける

件数と番号が付いていれば、「夕方のレジ」が本当に4件なのか、20件の回答に戻って数え直せます。番号が付いていない項目があれば、「すべての項目に回答番号を付けてください」と頼み直します。

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要約を確かめるやり方：件数と引用を元の回答と照らす

要約を会議に出す前に、次の3点を人が確かめます。この作業は10分ほどで済み、要約の信頼性が大きく変わります。

• 件数を数え直す。「多い声」に挙がった項目の回答番号を元の一覧で開き、本当に同じ内容かを見ます。「レジが混む」と「レジの台数を増やしてほしい」を同じ声と数えるかは、人の判断です。
• 抜けを探す。どの分類にも入っていない回答番号を確認します。上の例では 3（駐車場）、6（品ぞろえ）、15（総菜）が入っていません。駐車場は1件でも設備の話なので、B に入れるか判断します。
• 足された解釈を消す。「レジ待ちが長いのは人員不足のため」のような、回答に書かれていない原因が入っていたら削ります。

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応用：口コミサイトの評価や、社内アンケートにも同じ型で

分け方の枠と、件数・番号を付ける指示は、材料が変わっても同じです。渡す材料ごとの注意点だけ変わります。

口コミサイトの投稿は、サイトの利用規約で複製や外部サービスへの入力が制限されている場合があります。要約する前に規約を確認し、迷う場合は自社で集めたアンケートだけを対象にします。

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アンケートをChatGPTで要約するときの注意点：個人情報と少数意見

• 個人を特定できる情報を入れない。名前、連絡先、会員番号、注文番号は消してから渡します。回答文の中に「○○さんに対応してもらった」のように社員名が入っている場合も伏せ字にします。
• 少数意見を「少ないから」で捨てない。安全・衛生・お金に関わる声は、1件でも重要です。分類の枠に「少ないが重要な声」を必ず入れます。
• 件数は人が数え直す。ChatGPT は似た内容をまとめる基準がぶれます。会議に出す数字は、元の回答で数え直したものにします。
• 原因と対策は人が考える。要約に「原因」「対策」が入っていたら、回答に書かれていない限り削ります。対策を決めるのは、現場を知っている人の仕事です。
• 元の回答は残す。要約だけを保存すると、あとで確認できません。回答の一覧と要約を同じ場所に置きます。

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シゴツグの見方：要約は「読む順番を決める道具」

アンケートを集めても、読む時間がなくて放置される。少人数の会社ではよくあることです。ChatGPT に分けさせる価値は、20件でも200件でも「どこから読むか」が先に決まる点にあります。読むのをやめてよい、という意味ではありません。

まず、手元にある直近のアンケートか問い合わせを20件ほど選び、番号を振って個人情報を消してください。この記事の依頼文で分け、元の回答に戻って数え直す。それだけで、次の会議に出せる一枚になります。集計を毎月続けるなら、依頼文を自分用の「お願いの型」として保存しておくと、材料を差し替えるだけで済みます。

1. 個人情報を消し、番号を振った回答だけを渡す。
2. 分け方の枠と、件数・番号を付ける指示を添える。
3. 件数を数え直し、抜けと足された解釈を確かめる。
4. 元の回答と要約を同じ場所に保存する。

Q&A / よくある質問

ChatGPTでアンケートを要約することについて、よくある質問

アンケートの要約をChatGPTに頼むには、何を渡せばいいですか？

番号を振った回答文と、分け方の枠（多い声・少ないが重要な声・すぐ直せること）です。各項目に件数と回答番号を付けるよう指示すると、元の回答に戻って確かめられます（要約のコツ）。

お客様の名前が入ったアンケートを、そのまま貼ってもいいですか？

貼りません。名前、連絡先、会員番号、回答文中の社員名は消してから渡します。口コミサイトの投稿は、規約で外部サービスへの入力が制限されている場合があるので、先に確認します（注意点）。

要約の件数は信用できますか？

目安として使い、会議に出す数字は元の回答で数え直します。似た内容をまとめる基準が人と違うことがあるため、回答番号を開いて確かめます（確かめ方）。

1件しかない意見は無視していいですか？

いいえ。安全・衛生・お金に関わる声は1件でも重要です。分け方の枠に「少ないが重要な声」を入れて、必ず目を通します。