Excelの関数が分からないとき、ChatGPTに聞く方法｜表を見せて、試して、直す

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ChatGPTにExcelを聞くコツ：表の見出しと「出したい結果」を渡す

「担当者ごとの合計を出す関数は？」とだけ聞くと、一般論の答えになりがちです。自分の表に合った式をもらうには、次の3つを一緒に渡します。

• 表の見出しと並び：「A列が日付、B列が担当者、C列が商品、D列が金額。2行目から9行目までデータ」のように、列と行の範囲を書く。
• 出したい結果：「担当者ごとの金額の合計を、別の場所にまとめたい」のように、最後にほしい形を書く。
• 使っているExcel：「Microsoft 365のExcel」「Excel 2016」など。関数によっては古い版で使えないものがあるためです。

表そのものは、会社の実データではなく、同じ形の架空の表にします。列の名前と並びが同じなら、返ってくる式は実データにもそのまま使えます。入力してよい情報の線引きは社内ルールの記事にまとめています。

ChatGPTを初めて操作する方は、そのまま試せる6つの例文で、短い文章の練習から始められます。

表の形を伝えて、式を受け取り、試して確かめる

1. 表の形を渡す列の見出し、行の範囲、出したい結果、Excelの種類。
2. 式を受け取る関数名と、式の各部分の意味を一緒にもらう。
3. 試して確かめる架空の小さな表で動かし、合計で検算する。

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練習例：架空の売上表で「担当者ごとの合計」を出す（SUMIF）

SUMIFは「範囲, 検索条件, 合計範囲」の順で書く関数です。書き方の正式な説明はMicrosoftのSUMIF関数のページにあります。ChatGPTの説明と違う点があれば、公式の説明を優先します。

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返ってきた式を試して、エラーを直す聞き方

式を貼って思った結果にならないときは、「間違いだ」と決めつける前に、表と式のどこが食い違っているかを見ます。よくあるのは次の3つです。

この聞き方の要点は、「何を入れて、何が出て、本当は何のはずか」の3点を渡すことです。原因を先に決めつけずに聞くと、見落としていた別の原因も返ってきます。

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応用：条件が2つのとき（SUMIFS）、別の表から値を引くとき（XLOOKUP）

聞き方は同じで、「出したい結果」を変えるだけです。関数名を先に指定する必要はありません。

条件が2つになったら：「担当者が佐藤で、商品がチラシ」の合計

「担当者がF2で、商品がチラシのものだけ合計したい」と伝えると、条件を複数持てるSUMIFSが候補になります。さきほどの表なら、佐藤のチラシは12,000です。SUMIFSは「合計対象範囲, 条件範囲1, 条件1, 条件範囲2, 条件2」の順で、SUMIFと引数の順番が違います。MicrosoftのSUMIFS関数のページで確認できます。

別の表から値を引きたい：商品名から単価を持ってくる

「別のシートに商品と単価の表がある。C列の商品名に合う単価をE列に出したい」と伝えると、XLOOKUPやVLOOKUPが候補になります。どちらを勧められても、XLOOKUPとVLOOKUPの公式ページにある「適用対象」で、自分のExcelで使えるかを確かめてから採用します。

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ChatGPTにExcelを聞くときの注意点：実データを貼らない、結果は検算する

• 会社の実データは貼らない。取引先名や金額が入った表は、架空の名前と数字に置き換えてから渡します。列の名前と並びが同じなら、返ってくる式は同じです。判断に迷うときは社内ルールの記事の3段階で考えます。
• 結果は必ず検算する。担当者ごとの合計を足した数と、金額の列全体の合計（SUM）が一致するかを見ます。合わなければ、範囲か名前の表記ゆれを疑います。
• 関数が自分のExcelで使えるかを見る。Microsoftの公式ページの「適用対象」で確認します。使えない場合は、「Excel 2016で使える書き方に直して」と聞き直します。
• 業務の表に入れる前に、人が確認する。ChatGPTの式は候補です。試し用の小さな表で合ってから、本番の表に入れます。

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シゴツグの見方：関数を覚えるより、聞き方と確かめ方を覚える

事務の現場では、関数を暗記している人より、「表の形を説明して、出したい結果を言葉にできる人」のほうが早く仕事が進みます。ChatGPTに聞く練習は、その説明力を鍛える練習でもあります。

一度うまくいった聞き方は、表の列名だけ入れ替えて次にも使えます。自分用の「お願いの型」として残しておくと、月末の集計のたびに一から考えずに済みます。社内で広めるなら、社員研修の記事にある「作る→比べる→直す」の演習に、この練習表をそのまま使えます。

1. 表の見出しと範囲、出したい結果、使っているExcelの3つを渡す。
2. 返ってきた式を、架空の小さな表で試す。
3. 合わなければ「入れた式・出た結果・本当の値」を貼って聞き返す。
4. 合ったら、担当者ごとの合計の和と全体の合計で検算してから本番へ。

Q&A / よくある質問

ChatGPTにExcelの関数を聞くことについて、よくある質問

関数名を知らなくても、ChatGPTに聞けますか？

聞けます。「A列が日付、B列が担当者、D列が金額。担当者ごとの金額の合計を出したい」のように、表の形と出したい結果を日本語で渡せば、関数の候補と式が返ってきます（聞くコツ）。

会社の表をそのまま貼ってもいいですか？

実データは貼らず、列の名前と並びだけ同じにした架空の表を使います。返ってくる式は列の位置で決まるので、架空の表で試した式を本番の表に入れられます（注意点）。

教えてもらった式が間違っていたら、どうすればいいですか？

「入れた式」「表示された結果」「本当はいくつのはずか」の3つを同じチャットに貼って、原因を挙げてもらいます。範囲の抜け、$の付け忘れ、名前の表記ゆれが多い原因です（エラーの直し方）。

無料のChatGPTでもできますか？

この記事の方法は、表を文字のまま貼って聞くだけなので、特別な機能を使いません。まず今使っているプランで試せます。ファイルの添付など、使える機能や回数はプランや職場の設定によって異なります。