社内マニュアル（手順書）をChatGPTで作る方法｜自分の作業を書き出して、新人向けに整える

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ChatGPTで手順書を作るコツ：完成形より先に「自分の順番」を書き出す

「マニュアルを作っておいて」と言われて止まる原因は、書き方を先に考えるからです。ChatGPT を使うなら、書き方は任せて、材料だけ用意します。材料は次の3つです。

• 自分の順番：実際にやっている順に、思い出せる範囲で箇条書き。粗くて構いません。
• 読む人：「入社1か月の事務担当」「他部署の人が代理でやる」など、誰が読むか。
• 使うもの：使うソフト、様式、保存場所の名前。実際のフォルダ名や顧客名は伏せ字にします。

順番を渡して、手順書を受け取り、新人の目で確かめる

1. 順番を渡す自分のやり方を箇条書きにして、読む人と使うものを添える。
2. 手順書を受け取る番号付きの手順、確認する点、困ったときの連絡先の形で。
3. 新人の目で確かめる初めての人が迷う場所を探し、判断や例外を足す。

ChatGPT を初めて操作する方は、そのまま試せる6つの例文で短い文章の練習から始められます。会社の情報をどこまで入力してよいかは、社内ルールの記事で先に決めておきます。

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練習例：架空の「月末の請求書発送」を手順書にする

ここで大事なのは、ChatGPT が書いた手順を正しいと思い込まないことです。材料にない作業が足されていないか、順番が入れ替わっていないかを、自分のやり方と一行ずつ照らします。

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手順書の抜けを見つけるやり方：新人役の質問をChatGPTに出させる

手順書の弱点は、書いた本人には当たり前すぎて抜ける判断です。「納品済みかどうかはどこで分かる？」「A社の担当者が変わっていたら？」のような質問は、初めての人にしか出せません。その役を ChatGPT に頼みます。

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手順書の更新のやり方：直した理由を残して、次の担当へ

手順書は作った日から古くなります。ソフトの画面が変わる、送り分けの会社が増える、担当が代わる。そのたびに全部書き直すのではなく、変わった箇所だけを ChatGPT に伝えて直します。

更新履歴が残っていると、次の担当者が「なぜこの手順になっているか」を追えます。手順書の保存場所と、更新してよい人を決めておくと、古い版が出回るのを防げます。

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社内マニュアルをChatGPTで作るときの注意点

• 実データを貼らない。顧客名、口座番号、社内のフォルダの実名、ログイン情報は伏せ字にします。手順の形は架空の名前でも同じように作れます。
• 足された作業を疑う。ChatGPT は「一般的な手順」を補うことがあります。自分の材料にない作業が入っていたら、削るか「要確認」に戻します。
• 判断と例外は人が書く。金額が違うとき、担当が不在のとき、締切に間に合わないときの対応は、会社の決まりに沿って人が書き足します。
• 一度、別の人にやってもらう。手順書どおりに別の人が作業して、止まった箇所を直します。これが最も確実な検証です。
• 保存場所と更新者を決める。共有フォルダの1か所に置き、更新履歴を残します。

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シゴツグの見方：手順書は「人手不足の保険」になる

少人数の会社では、特定の人しか分からない仕事が、その人の休みや退職で止まります。手順書があれば、代わりの人が一時的にでも回せます。ChatGPT を使う利点は、書き方に悩む時間をなくして、「自分の順番を思い出す」ことだけに集中できる点です。

まず、月に1回以上やっていて、自分しか分からない仕事を1つ選んでください。この記事の依頼文で下書きを作り、同僚に一度やってもらう。それだけで、引き継ぎの第一歩になります。社内で広めるなら、社員研修の記事の演習に、この手順書づくりをそのまま使えます。うまくいった依頼文は自分用の「お願いの型」として残しておくと、次の仕事にも使えます。

1. 自分しか分からない仕事を1つ選ぶ。
2. やっている順番を箇条書きにして、読む人と使うものを添えて渡す。
3. 新人役の質問を出させ、判断と例外を人が書き足す。
4. 別の人に一度やってもらい、止まった箇所を直す。

Q&A / よくある質問

ChatGPTで社内マニュアルを作ることについて、よくある質問

社内マニュアルをChatGPTで作るには、何を渡せばいいですか？

自分がやっている順番の箇条書き、読む人（新人か、他部署か）、使うソフトや様式の名前の3つです。書き方は指定せず、「番号付きの手順・確認すること・困ったときの相手」の形で頼みます（作るコツ）。

ChatGPTが書いた手順書は、そのまま使えますか？

そのままでは使いません。材料にない作業が足されていないか、順番が変わっていないかを自分のやり方と照らし、判断や例外は人が書き足します。別の人が手順書どおりに作業できて初めて完成です（注意点）。

手順書の抜けは、どうやって見つけますか？

ChatGPT に新人役として「手が止まりそうな箇所」を質問の形で出してもらいます。答えは書かせず、人が会社の決まりに沿って書き足します（抜けの見つけ方）。

会社の情報を入力しても大丈夫ですか？

顧客名、口座番号、フォルダの実名、ログイン情報は伏せ字にして、架空の名前で練習します。入力してよい範囲は、会社の社内ルールで先に決めておきます。